J'ai testé plusieurs outils en ligne et nous avons choisi multi-planning pour la simplicité d'usage. Nous souhaitions un planning partagé, pas une usine à gaz.
Fabien Gérard
Directeur Général des Services, Mairie de Montrichard Val-de-Cher
Dans les communes de moins de 10 000 habitants, la transformation numérique et la modernisation des outils d’organisation est un sujet particulièrement important.
la Mairie de Montrichard Val-de-Cher a décidé en 2019 de s’équiper d’un outil de planning pour moderniser sa façon de travailler, et a choisi multi-planning.
Fabien Gérard et Cécilia Cruchet respectivement Directeur Général des Services et Directrice Générale Adjointe des Ressources Humaines, ont accepté de nous partager comment ils utilisent Multi-Planning dans cette commune de presque 4000 habitants. Témoignage.
L’agenda partagé des services techniques et leur organisation
« Avant, nous n’avions aucun outil de suivi », relate M. Gérard.
« Le responsable des équipes techniques distribuait les tâches au jour le jour. » précise Cécilia Cruchet.
Aujourd’hui, la Direction Générale des Services a mis en place un système de tâches par agent, basé sur multi-planning.
Suite à la réunion hebdomadaire avec les deux responsables d’atelier (par exemple les espaces verts), les demandes et tâches sont entrées dans multi-planning, et réparties entre les agents disponibles.
La distribution des plannings individuels
Au début, chaque agent recevait une feuille individuelle (imprimée depuis Multi-Planning, ndlr) avec son planning de la semaine.
« Nous avons ensuite équipée la salle technique d’un grand écran, pour afficher dynamiquement les planning. »
Parmi les fonctionnalités utilisées, le rendez-vous multi-utilisateur est prisé car il permet de lier deux agents sur une seule et même tâche.
Notre mission est d’assurer la bonne programmation des travaux et ateliers municipaux puisque les demandes viennent des élus. L’enjeu était donc de mettre des outils de travail modernes et de mettre les agents sur des tâches intéressantes.
Sécurité et confidentialité au menu
En tant que collectivité territoriale, la sécurité et le respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données, ndlr) est primordial dans le choix d’un outil pour les mairies.
Les données des Monrtichardaises et des Montrichardais sont sensibles, aussi le fait que les données de Multi-Planning soient hébergées en France est important.
