Sans doute grâce à un logiciel de gestion de planning d’équipe, qui est aujourd’hui l’outil de base de l’organisation d’une équipe de travail. Des outils comme le planning papier, ou plus tard le tableur sont un bon tremplin. Et ces logiciels d’équipe connectés et leurs nombreuses fonctionnalités sont devenus aujourd’hui des incontournables pour une plus grande efficacité de travail.
A l’aide d’une application de planning d’équipe
Mais avant de choisir une application de planning d’équipe, un groupe de travail doit se poser la question de savoir vers quel logiciel de planning d’équipe il souhaite migrer. Ce choix se fait en fonction de ce que le groupe de travail utilise déjà. En effet, certains sont tentés par des outils de planification gratuits et grand public comme Calendar ou Ical mais très vite ils en voient les limites. C’est souvent l’occasion de se reposer la question d’un nouveau changement vers un produit professionnel adapté à une équipe de travail.
Beaucoup de responsables ont de la pudeur lorsqu’ils nous contactent, à dire : « Actuellement, nous travaillons avec un paperbord ou un tableau blanc ou bien des fiches cartonnées sur support mural ».
Croyez-en notre expérience, il n’y a rien de plus classique lorsqu’on se pose la question de passer à un logiciel de gestion de planning d’équipe.
Nous le comprenons très bien car c’est une étape logique et il y a 2 raisons principales pour cela.
Premièrement il s’agit souvent de l’agrandissement d’une équipe de travail. Une personne qui travaille seule et dont la croissance fait que l’équipe passe à 2 puis 3 personnes ou plus ne peut plus tout avoir en tête. Qui fait quoi ? Quel jour ? Avec quel client ? Le matériel, les stocks, les salles de travail, les véhicules sont-ils en nombre suffisant ? Les clients sont-ils satisfaits ? Visite t-on assez de prospects pour maintenir l’activité ?
Deuxièmement, on retrouve également très souvent le cas d’une équipe de travail déjà bien étoffée, qui souhaite améliorer ses performances. Cela se produit lors d’une prise de conscience du ou des dirigeants, lorsque les performances sont en baisse et qu’on cherche un second souffle par exemple ou bien lorsqu’on souhaite améliorer l’efficience de ses équipes pour faire progresser le résultat de l’entreprise.
Et là en effet, l’utilisation d’un outil de gestion de planning d’équipe comme Multi-Planning ou d’autres peut s’avérer très efficace.
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Je teste !Quelles caractéristiques pour un outil de planning d’équipe ?
Une fois prise la décision d’adopter un outil de planning d’équipe, il faut ensuite s’intéresser à ce que l’on souhaite trouver dans un tel outil pour améliorer l’efficacité d’une équipe de travail.
La toute première chose que souhaite un responsable, ou dirigeant c’est d’avoir un visuel simple et limpide de l’activité de ses collaborateurs. Or, sur des outils manuels tels que les fiches murales, l’agenda papier, le tableau blanc la lecture n’est pas simple dès qu’il y a des changements ou des modifications (surcharges, ratures, etc). De même, la rigueur de l’information inscrite n’est pas toujours au rdv en fonction de qui remplit le planning.
Autre solution les tableurs (tableaux) informatiques qui eux peuvent améliorer la planification grâce à des fonctions plus évoluées. Il faut cependant une bonne formation pour les maitriser et le grand inconvénient de ces outils d’organisation est le partage limité voir impossible. L’information reste sur un ordinateur ou un réseau en interne et pour la partager il faut imprimer ou passer du temps en appels téléphoniques. De même, les changements de planning ou modifications ne sont pas faciles à transmettre à ses équipes.
D’où l’idée de se tourner vers un outil connecté sous la forme d’un planning de gestion d’équipe.
Là encore, le choix est vaste et souvent les responsables d’équipe privilégient la simplicité de l’outil et la facilité de mise en oeuvre auprès de leurs équipes. Le but est d’avoir une transition vers un outil numérique qui emporte sinon l’adhésion unanime, une acceptation majoritaire des collaborateurs.
Ces notions de facilité et d’efficacité sont précisément l’ADN de Multi-Planning depuis sa conception ou le fondateur a souhaité proposer un outil le plus simple possible. L’équipe Multi-Planning est consciente du fait qu’un responsable d’équipe, un gérant, un dirigeant est concentré sur son métier et doit gagner du temps avec un outil collaboratif d’organisation. Un outil de planning d’équipe se doit d’être simple autant dans sa mise en place que dans son utilisation. En résumé, c’est l’outil qui doit être au service de l’utilisateur et non l’inverse
Un générateur de planning d’équipe
Ensuite se posent les questions des fonctions évoluées pour aller vers ce que l’on appelle un générateur de planning d’équipe ou outil de planning d’équipe.
En effet, au simple planning d’organisation peuvent se greffer de nombreuses fonctions qui peuvent suivre l’évolution des besoins d’une équipe ou d’une entreprise toute entière.
On pense d’abord à la gestion des contacts de l’entreprise, fournisseurs, prospects, clients. A l’aide de ces fonctions plus évoluées on va pouvoir débuter dans la gestion commerciale de l’entreprise qui n’est plus simplement un logiciel de planning d’équipe d’entreprise.
On peut ensuite s’appuyer sur les fonctions de tri et de filtrage des événements et RDV. En effet, combien de visites prospect ont été réalisées au cours de l’année dernière ? Il est possible avec un tel outil de segmenter ce résultat par commercial ou vérifier le poids de telle activité lorsqu’on lie des types d’activités au rendez-vous. Les possibilités sont nombreuses demandez une démo interactive pour qu’un technicien vous explique gratuitement cela.
Enfin, il y a une possibilité de lier les contacts au événements pour pouvoir sortir l’historique complet par client ou par activité. L’outil devient la véritable mémoire de l’entreprise même lorsqu’il y a un changement de collaborateur.
Faites un tour d’essai de multi-planning.
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