Dans le subtil art de la gestion du temps, l’agenda partagé -ou planning partagé- est la pierre angulaire de tout travail collaboratif.
Pour relever ce défi, une pléthore d’outils – en ligne ou non – a vu le jour.
Mais quel est le meilleur d’entre eux ? En vrai, cela dépend.
La question à se poser en d’autres termes est plutôt : quel outil est le plus adapté pour votre activité ?
Nous aborderons ici donc :
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les différences entre planning et agenda.
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les questions à vous poser avant de choisir votre outil.
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un tour d’horizon non exhaustif des solutions disponibles sur le marché.
"Planning" ou "agenda" partagé ?
Question de contexte, Maître Yoda.
Commençons tout d’abord par quelques définitions.
Rien de mieux qu’un petit tour dans le dico pour définir un agenda:
Agenda, nom masculin
« Registre ou carnet prédaté, sur lequel on inscrit jour par jour ce qu’on doit faire. »Larousse
Qu’il soit papier ou électronique, un agenda est donc une liste des activités, organisée par tranche de temps.
Quant au planning, c’est un anglicisme que l’on utilise volontiers à la place d’agenda, et vice-versa. Son contexte est à 100% lié à l’activité professionnelle :
Planning, nom masculin
« Organisation d’un plan de travail, emploi du temps, programme de travail. »
« Dans une entreprise, une administration, service chargé d’ordonnancer et de lancer un travail. »
« Tableau représentant la prévision d’emploi d’un ensemble de personnels ou de machines. »
C’est particulièrement à cette dernière définition que nous nous intéresserons, et aux ceux qui vont l’utiliser.
A long-terme, le planning revêt une dimension stratégique. Il s’agit de formaliser la direction à long terme de la société.
La planification permet de formaliser la stratégie de l’entreprise et précise les modalités de sa mise en œuvre future.
Bertrand Gibodin, auteur de La boîte à outils de la stratégie.
C’est justement pour servir cette stratégie à long terme, qu’on utilisera la planification opérationnelle (Operational Planning, en anglais) pour le pilotage des actions à court terme.
Néanmoins, nous ne rentrerons pas en détail dans cet article les méthodologies de planning (comme par exemple les méthodologies Agile, méthode de gestion de projet, etc).
Nous allons nous focaliser plutôt sur les grandes familles d’outils de planning, notamment numériques, servant au planning opérationnel.
Le cadre étant dorénavant posé, penchons-nous sur les enjeux du planning professionnel partagé.
Les 7 commandements du choix de votre planning et agenda partagé d'entreprise.
En tant qu’éditeur de logiciel de planification depuis 2005, nous avons échangé avec des milliers d’entreprises, de mairies et d’associations sur le sujet. De cette façon, nous avons enrichi et développé une bonne vision de la problématique de planning opérationnel et d’agenda partagé.
Pour résumer, voici les 7 points importants qui nous paraissent essentiels de vérifier dans votre choix de solution.
Selon , un bon outil doit en effet répondre à ces problématiques :
1 / Pouvoir gérer de multiples plannings (collaborateurs et ressources)
Premièrement, choisissez un agenda qui rende la planification facile, pour vos 3 collaborateurs ou pour les 10 de plus à venir.
Un agenda papier ou même Outlook n’est en effet pas toujours adapté pour piloter l’activité de plusieurs collaborateurs.
2 / Privilégier la facilité d’affichage
Deuxièmement, quitte à utiliser un outil au quotidien, choisissez le à votre goût visuel.
Adoptez un code couleur, personnalisez la taille des lignes… Bref, faites en sorte qu’il vous ressemble, mais qu’il soit aussi accessible pour vos autres collaborateurs.
3/ Choisir un planning/agenda partagé flexible et personnalisable
Troisièmement, soyez sûr que vous pouvez adapter l’outil à votre besoin spécifique. Est-ce que vos rendez-vous doivent inclure un code d’intervention ? Un numéro de dossier ? Une autre référence propre à votre entreprise ? Songez à votre manière d’organiser l’information.
Les agendas numériques en ligne ne donnent souvent que quelques champs de base à compléter. En revanche, avec un agenda dédié qui permet d’adapter d’ajouter des champs complémentaires, vous gagnerez en flexibilité… et in fine, en efficacité.
4/ Choisir un agenda partagé numérique… implique de l’inter-opérabilité
En admettant que vos collaborateurs utilisent déjà un agenda numérique, faites-donc leur une fleur.
Facilitez-leur la vie en choisissant un planning professionnel qui puisse interopérer avec leur outil personnel existant.
Cela leur permettra ainsi de voir sur un seul outil leur planning quotidien.
5/ Prévoyez une facilité d’interaction et de notification de vos clients
D’autre part, votre planning va sûrement impliquer des échanges avec vos clients, voire même avec leur calendrier personnel.
Ainsi, un calendrier qui peut envoyer des e-mails avec rappels personnalisés vous permet de faciliter votre flux de communication.
Par dessus tout, il vous aidera à limiter les « no-shows » et à perdre votre temps. Pour prendre exemple dans le secteur médical, certains médecins annoncent avoir abaissé de 75% les no-shows grâce aux rappels SMS.
6/ Optez pour un agenda partagé qui vous facilite l’analyse
Si vous êtes sur cette page, c’est probablement que vous allez choisir une solution de planning partagé pour votre organisation.
Alors nul doute qu’en tant que décideur, vous devrez retraiter, filtrer, et analyser le flux de données de votre planning.
Choisissez donc un outil qui vous donne les moyens d’avoir la visibilité sur votre activité de façon simple. En effet, vous avez déjà une activité à gérer, pas besoin de se rajouter un casse tête informatique.
7/ Préoccupez-vous de vos données
Dernièrement, sachez comment l’on traite vos données.
Car le dicton « quand c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit » est toujours d’actualité.
Selon le RGPD, « Collecter et traiter des données personnelles implique de prendre des mesures pour garantir une utilisation de ces données respectueuse de la vie privée des personnes concernées. »
Par conséquent, vous serez aussi responsable du traitement des données de vos partenaires et de vos clients qui sont sur le planning. Assurez-vous donc que l’outil que vous choisissez s’en préoccupe aussi.
Un aperçu des différents outils de planning et d'agenda partagé disponibles
En 15 ans d’expérience, nous avons eu l’occasion de voir des dizaines et des dizaines de modes d’organisation. En voici donc un petit tour d’horizon, et un tableau récapitulatif.
Agenda Papier et tableau blanc (vraiment ?)
Au risque de vous surprendre, oui, même en 2020, certains utilisent toujours ce support !
En effet, on trouve encore ce type d’outil au sein d’organisation et de petites structures. Il n’est d’ailleurs pas forcément désuet, et peut coller à certaines modes d’organisation.
Les Avantages du papier / stylo / Tableau blanc
- Facile et accessible à tous, incluant les collaborateurs ayant peu de compétences en numérique.
- Coût réduit :Ne demande rien d’autre qu’un tableau blanc, un calendrier et un stylo.
- Adapté pour la planification collaborative à un instant précis, ou pour les agendas figés (exemple : Si vos tournées sont toujours assurées dans le même ordre, par les mêmes personnes).
- Pas de problématique de stockage des données…
Les Inconvénients du papier / stylo / Tableau blanc
- Partage très limité : il est impossible de faire un agenda partagé à distance sur un agenda papier. Sauf si vos collaborateurs passent devant le tableau blanc tous les jours…
- Pas d’historique d’activité.
- Ces outils classiques ne sont pas adaptés pour la planification continue (Difficulté de modification des évènements, les notifications de changement de planning aux différents interlocuteurs sont chronophage)
- Ils ne permettent pas non plus de créer des processus opérationnels automatisés à partir du planning. Impossible par exemple de notifier vos clients du rendez-vous, etc.
Les suites bureautiques généralistes
Probablement les premiers outils installés sur les ordinateurs professionnels, les suites bureautiques (de type MS Office, Google Apps for Business) sont bien pratiquées par tous les utilisateurs.
Voyons maintenant ensembles quels outils peuvent se prêter à la planification de calendrier.
Le Tableur (MS Office)
Les avantages du tableur :
- Il est sûrement déjà installé sur votre ordinateur.
- Il permet d’afficher plusieurs utilisateurs sur une seule vue.
- Flexible et personnalisable…
Les inconvénients du tableur
- … à condition que vous maîtrisez les rouages du tableur (et la programmation éventuelle de macros).
- Installation et maintien informatique sur chacun des postes.
- Vous devez prévoir des sauvegardes de vos fichiers pour ne pas perdre votre travail (hors suite dans le Cloud).
- Le flux de travail peut aussi être parfois compliqué à gérer. Par exemple, on n’est pas obligatoirement notifiés d’un nouveau rendez-vous.
- Difficulté à travailler en mode collaboratif sur le même document. Il y a parfois des problématiques de doublon de fichier, ou d’écriture accidentelle sur certaines cases du tableur…
- L’affichage d’un fichier tableur sur téléphone est compliqué.
- Pas de synchronisation avec un agenda individuel mobile.
- Enfin, le coût peut être rapidement élevé si vous avez un nombre de collaborateurs (installation par licence pour chaque poste).
Voici un tutoriel réalisé par Mathieu Langlade pour réaliser vous-même un planning sur excel.
Le client e-mail (Ex: MS Outlook, Thunderbird, etc.)
Les avantages du client e-mail
- L’outil est déjà installé par défaut dans de nombreuses PME ou associations.
- Le client permet d’envoyer des mises à jour par e-mail aux participants conviés (qu’ils soient internes ou externes à l’organisation).
- La synchronisation est possible avec l’agenda individuel du téléphone mobile.
Les inconvénients du client e-mail
- On ne peut pas toujours personnaliser les notifications et leur envoi, ce qui peut se révéler mal adapté aux publics externes à l’entreprise (clients, partenaires).
- L’affichage est généralement plutôt optimisé pour un agenda personnel que pour un agenda partagé.
Google Calendar
Application de la suite bureautique Google Apps for Business, c’est essentiellement un outil prisé de gestion de calendrier individuel. Nous y avons d’ailleurs consacré un article dédié.
Les avantages de Google Calendar
- Solution dans le Cloud (pas besoin d’installation)
- Synchronisation en temps réel.
- Gestion des contacts intégrée.
Les inconvénients de Google Calendar
- La vue individuelle est très peu lisible au delà de trois calendriers différents.
- Hébergement des données hors UE, dans des juridictions moins respectueuses du droit à la vie privée.
- Pas de fonction avancée ni d’outils complémentaires dans le cadre d’une utilisation en entreprise (voir ci-après)
Les solutions professionnelles dédiées d'agenda partagé et de planning partagé
Finalement, voici la dernière catégorie de solutions de planification opérationnelle: Les solutions professionnelles dédiées. Nous les avons en effet intégré ici car elles ont été conçues avec votre productivité en tête.
Il en existe ainsi des dizaines, chacune ayant son propre lot de fonctionnalité spécifiques.
Nous ne les mentionnerons pas toutes ici, mais on peut cependant en citer quelques unes.
- Les solutions spécifiques à un secteur d’activité
- Les solutions par département d’entreprise
- Par exemple Octime, spécialisé en Ressources Humaines & pointage
- Par exemple Octime, spécialisé en Ressources Humaines & pointage
- Des solutions adaptées à tout module, personnalisables
Un conseil cependant si vous ne souhaitez pas passer votre temps à faire de la maintenance : privilégiez d’abord les services dans le Cloud plutôt que ceux installés sur votre client.
Les avantages des solutions dédiées :
- Outil 100% conçu pour la planification (à contrario des agenda personnels classiques) : vous gagnerez du temps.
- Le partage de l’agenda est souvent plus intuitif que les agendas personnels
- Haut degré de personnalisation (Rendez-vous, contacts, etc.)
- Synchronisation avec les agendas numériques personnels
- SAV dédié.
- Autres fonctionnalités complémentaires inclues. Par exemple : édition de Devis & Factures, Signature de bons lié au rendez-vous, stockage de document, etc.
Les inconvénients des solutions dédiées
- Principalement le coût de la solution selon les fonctionnalités choisies ou la taille de l’entreprise.
Tableau récapitulatif des solutions
Résumons, Yoda :
En synthèse, voici la feuille de route à vérifier dans le choix d’un planning partagé.
- Gérer de multiples collaborateurs, tu pourras
Car un agenda partagé n’est pas un calendrier personnel.
- La facilité d’affichage, tu privilégieras
Vu que vous y passerez des heures par semaine, autant que cela vous plaise.
- La flexibilité, tu travailleras
Car une fois l’outil choisi, il sera pour le moins pénible d’en changer !
- La compatibilité avec les calendriers personnels tu rechercheras
Quitte à choisir un planning numérique, facilitez la vie de vos collaborateurs avec un planning synchronisé avec leur agenda existant.
- La facilité de communication avec les clients, tu entretiendras
Des notifications e-mail automatiques, ou bien des SMS notamment vous serviront. D’abord pour renforcer la perception de votre professionnalisme, mais aussi pour éviter les no-show !
- Du pouvoir de retraiter tes données sans besoin de maîtrise informatique, tu disposeras
De la planification naît de la donnée, cruciale pour vous aider à améliorer continuellement votre gestion du temps. Pour cela, un outil de planification est un allié pour vous aider à exporter vos données, les retraiter, et les analyser.
- De la confidentialité et localisation des données, tu te soucieras
Depuis le RGPD, vous devez savoir où et comment sont traitées vos données pour pouvoir respecter à votre tour cet engagement.
Faites un tour d'essai de multi-planning.
et faites-vous votre avis.