Comme de nombreuses entreprises, vous utilisez peut-être Google Calendar pour gérer les différents plannings de vos collaborateurs. Et si vous optiez pour une solution à la fois plus pratique, plus efficace et plus performante ? Découvrez comment Multi-Planning peut vous aider à passer à la vitesse supérieure.
Google Calendar partagé ou Multi-Planning : quelles différences ?
Évidemment, on connaît tous l’efficacité des outils proposés par Google et notamment sa solution dédiée à la gestion d’agenda : le célèbre Google Calendar ! Apprécié pour sa dimension intuitive, cet outil s’avère plutôt bien adapté à la gestion de l’emploi du temps d’un travailleur indépendant. Mais aussi accessible soit-il, Google Calendar est au demeurant difficilement compatible avec la planification des rendez-vous et des interventions d’une équipe à l’échelle d’une PME. Découvrez en quoi Multi-Planning se distingue du service développé par Google et ce que cette solution peut concrètement vous apporter au quotidien.
1 - Planification et lisibilité des activités programmées
Gérer les rendez-vous d’une entreprise comptant parfois plusieurs dizaines de salariés n’a rien d’une sinécure…
D’autant plus quand on s’y prend avec les mauvais outils ! Sur un Google Calendar partagé, les différents membres occupent chacun une colonne, tandis que les heures se déploient sur un axe vertical. Ce mode de présentation est certes très familier, mais il peut considérablement compliquer la gestion et la lisibilité du planning de l’organisation, dès lors que cette dernière regroupe plus de trois personnes.
Comparatif de l’affichage de plusieurs planning entre Google Calendar et Multi-Planning
Multi-Planning a choisi d’adopter une approche qui prend volontairement le contre-pied de Google Calendar. Les collaborateurs et équipes sont ici listés sur un plan vertical, les uns en dessous des autres, alors que les jours sont présentés par colonne, sur un plan horizontal. À l’usage, cette configuration offre une bien meilleure lisibilité sur l’ensemble des activités programmées pour la journée, la semaine ou le mois en cours.
Quant à l’affichage ou l’édition des informations contenues dans les plannings, Multi-Planning offre une gestion fine des droits d’accès, articulée autour d’un principe de paramétrage par groupe (direction, secrétariat, techniciens, commerciaux…).
2 - Degré de personnalisation des plannings
La vocation généraliste de Google Calendar représente à la fois sa plus grande force et sa plus grande faiblesse. Adaptée à l’exercice d’une activité freelance, la solution proposée par le géant de la Silicon Valley permet l’enregistrement des rendez-vous, réunions et autres événements qui rythment habituellement le quotidien d’un professionnel. Mais il ne faut malheureusement pas en attendre beaucoup plus.
De son côté, Multi-Planning vous donne la possibilité de programmer vos événements, mais aussi de créer des champs personnalisés en lien avec vos rendez-vous ou vos fiches contacts. Besoin d’ajouter des cases à cocher ? Une liste déroulante ? Un champ dans lequel seuls les caractères numériques sont acceptés ? Libre à vous d’ajuster vos plannings en fonction de vos processus métiers !
3 - Facilité d’accès aux documents
Il n’est pas rare que les installateurs, les techniciens et, d’une manière générale, les salariés amenés à intervenir à l’extérieur aient besoin de prendre des photos, d’établir un compte-rendu ou de vérifier des informations indispensables à la bonne réalisation de leurs interventions. Bien sûr, Google permet de stocker des fichiers sur un espace en ligne via Google Drive, mais lorsqu’il s’agit de retrouver rapidement les documents en question, les choses peuvent se compliquer.
Conscient que l’accès rapide à vos documents est un gage d’efficacité pour votre activité, Multi-Planning vous donne la possibilité de lier des images, des PDF, des tableurs Excel ou encore des comptes-rendus d’intervention aux contacts ou aux événements de votre choix. Disponibles en ligne depuis n’importe quel ordinateur ou mobile connecté à internet, ces documents accompagnent vos collaborateurs dans chacun de leur déplacement.
4 - Hébergement et confidentialité des données
Comme vous le savez certainement, les données confiées à Google sont stockées sur des serveurs situés hors de France. Même si la firme basée Mountain View assure que ces informations sont en sécurité, celles-ci sont tout de même utilisées à des fins commerciales et partagées avec les nombreux autres services proposés par le géant américain, souvent à votre insu. Une pratique opaque qui a d’ailleurs déjà valu à Google plusieurs condamnations, dont une amende record de 50 millions d’euros par la CNIL en 2019.
Chez Multi-Planning, les données relatives à vos contacts, vos plannings et vos documents sont cryptés et stockés sur des serveurs dédiés situés en France. Il n’y a pas d’autres données personnelles collectées que celles pour le fonctionnement optimum du planning. Ces données ne sont d’ailleurs en aucun cas revendues. En outre, dans le cadre de votre abonnement, vous bénéficiez d’une assistance personnalisée, assurée en France par un interlocuteur qui connaît son sujet sur le bout des doigts.
5 - Outils complémentaires directement intégrés
Au-delà de la planification avancée, Multi-Planning vous accompagne dans votre développement avec des outils conçus pour fluidifier votre organisation. Il est ainsi possible d’établir des devis et des factures à la volée, de gérer vos frais (kilométriques, restauration…) ou encore de signer numériquement des documents par le biais d’un écran. C’est un véritable outil de gestion commerciale en ligne, là où Google Calendar fait partie d’une suite bureautique simple.
De plus, Multi-Planning permet d’afficher l’historique des rendez-vous passés, présents ou futurs classés par client, par collaborateur ou selon les critères de votre choix, mais aussi de réaliser des exports au format Excel ou PDF. Un module complet d’analyse statistique vous permet d’afficher un tableau de bord de votre activité, et ainsi de mieux piloter votre planning.
En somme, bien plus qu’un simple gestionnaire de planning, c’est un véritable mini-CRM toujours à portée de la main.
Inutile de préciser que ces différents outils sont absents de Google Calendar qui se contente pour sa part d’enregistrer vos divers événements et de vous faire parvenir des notifications pour vous rappeler vos rendez-vous, même s’il convient de reconnaître qu’il le fait bien.
Enfin, si vous disposez déjà d’un compte Google App ou Google Calendar, Multi-Planning permet la synchronisation continue de votre compte Calendar.
Ainsi, vos calendriers sont automatiquement synchronisés mais vous bénéficiez de la vue optimisée pour de multiples calendriers sur Multi-Planning.
Le meilleur des deux mondes, en somme.