Comme lors des années précédentes, l’un des principaux défis des entreprises en 2017 sera de réduire leurs coûts de fonctionnement. Plus facile à dire qu’à faire ? Si la rationalisation des coûts est un processus complexe, c’est pourtant un passage quasiment obligatoire pour toutes les entreprises qui souhaitent soulager leurs finances en cette période de croissance en stagnation.
Voici quelques astuces pour retrouver le sourire en 2017.
Vérifier ses contrats et ses factures
Les factures s’accumulent de mois en mois, et bien trop nombreuses sont les entreprises à ne jamais vraiment prêter attention à ces dépenses mensuelles qui peuvent pourtant plomber leur trésorerie. Électricité, internet, téléphonie mobile… il est pourtant indispensable de régulièrement vérifier ses factures ! Certains fournisseurs et prestataires profitent en effet de cette négligence des entreprises pour pratiquer des tarifs injustifiés et parfois glisser des hausses sans en informer leurs clients.
Si vous vous estimez lésé, il ne faut donc pas hésiter à renégocier vos contrats et faire jouer la concurrence si cela est nécessaire. La plupart des fournisseurs sont assez sensibles au fait que vous puissiez aller voir si l’herbe est plus verte ailleurs. Profitez-en !
Attention également de bien gérer la comptabilité de votre entreprise tout au long de l’année.
Adopter un comportement responsable
Certaines entreprises mènent une politique « zéro papier » depuis plusieurs années en sensibilisant leurs salariés aux problématiques liées au gaspillage, et cela leur réussit plutôt bien ! En effet, rien que les coûts d’impression représenteraient 1 à 3 % du chiffre d’affaires des entreprises.
Heureusement des solutions existent comme le stockage dématérialisé ou la rationalisation des impressions (moins d’imprimantes, des impressions recto verso et réservées à certains documents…). En 2017, c’est le moment pour votre entreprise d’optez pour l’agenda en ligne plutôt que papier.
D’autres mauvaises habitudes peuvent également peser sur la facture mensuelle comme le fait de ne pas éteindre son poste de travail en fin de journée ou d’utiliser de manière abusive son téléphone professionnel. Le coût du loyer peut également peser sur vos charges générales. Pensez à la solution du coworking qui peut s’avérer intéressante pour réduire les dépenses au lancement d’une activité.
Traquer les dysfonctionnements
Absences répétées, erreurs de procédures, délais non respectés, rotation excessive du personnel… Il est assez rare que tout fonctionne comme prévu dans une entreprise. Ces dysfonctionnements et les opérations de régulation qui en découlent entraînent irrémédiablement des coûts cachés. Des coûts qui échappent complètement au contrôle radar, d’autant plus lorsque la situation n’est pas perçue comme « anormale ».
Après avoir clairement repéré et analysé ces dysfonctionnements qui grippent le bon fonctionnement de l’entreprise, il est nécessaire d’appliquer les mesures correctives nécessaires pour les limiter au maximum.
Investir dans des outils d’automatisation
Gérer une entreprise, cela demande du temps et donc de l’argent. Pourquoi ne pas automatiser les tâches les plus rébarbatives, à l’image des tâches administratives, afin de libérer du temps ? Du temps qu’il sera alors possible d’investir dans d’autres tâches prioritaires.
En plus de simplifier le quotidien de l’entreprise et faire gagner du temps à tout le monde, les solutions automatisées (gestion des plannings, des factures et des devis, gestion des commandes…) permettent de limiter la plupart des erreurs liées au facteur humain. Un investissement vite rentabilisé !
Rationaliser les dépenses
Un triste constat s’impose : la plupart des entreprises multiplient les dépenses sans même s’assurer que tous les achats effectués sont véritablement justifiés. Pour réaliser des économies, le premier réflexe est donc de rationaliser les demandes des salariés pour connaître précisément les besoins en interne afin d’éviter les dépenses inutiles. Autre avantage non négligeable : centraliser les achats permet de libérer du temps aux personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le processus d’achat.
Cette centralisation des achats, déjà source d’économies en elle-même, doit bien évidemment s’accompagner d’une phase de négociation auprès des fournisseurs de l’entreprise. Dans le même ordre d’idée, il est vivement conseillé de conserver uniquement les fournisseurs les plus stratégiques avec lesquels il est envisageable de construire une relation fructueuse.