Pourquoi utiliser un agenda partagé pour votre entreprise ?

Que l’on soit employé ou dirigeant au sein d’un grand groupe, d’une PME ou d’une auto-entreprise dans le secteur de l’industrie, des BTP, de l’artisanat ou encore du transport et de la logistique, nous sommes tous impactés par l’évolution des outils de management et la montée en puissance du travail collaboratif et donc, par l’agenda partagé d’entreprise.

Aussi, de plus en plus d’organisations se lancent dans des projets de digitalisation de leur activité. Cela passe notamment par l’utilisation d’un agenda partagé d’entreprise comme celui que nous proposons.

Connaissez-vous l’intérêt des agendas et plannings en ligne pour les entreprises  ?

Si vous faites partie des professionnels qui ne sont pas encore totalement convaincus par les calendriers partagés, testez notre outil d’agenda partagé pour entreprises. Nous proposons un test gratuit de 15 jours !

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PME / TPE ou Association, notre agenda professionnel partagé correspondra forcément à vos besoins.

Planning collaborateur : un contexte managérial favorable

Depuis quelques années, la tendance est au travail collaboratif. Dans cette optique, de plus en plus d’entreprises choisissent d’investir dans des services numériques permettant de favoriser la « collaboration » entre les équipes, tel un planning collaborateur. Finie l’époque donc où tout le monde travaillait dans son coin, place aujourd’hui au rapprochement des compétences et des ressources !

Par ailleurs, les méthodes de gestion de projet évoluent perpétuellement pour toujours plus d’efficacité, ce qui a donné naissance notamment à la très en vogue méthode agile. Cette méthode a révolutionné l’organisation des tâches des équipes, dites de projets, en les divisant en plusieurs phases.

Au vu de ce contexte managérial plus que favorable, la mise en place d’un agenda en ligne d’entreprise apparaît donc comme essentielle afin d’assurer un suivi cohérent et performant  à la fois des projets et des équipes.

Les 8 avantages de l’application agenda partagé d’entreprise

1/ Gagner du temps

L’application agenda partagé d’entreprise permet de centraliser toutes les informations sur la disponibilité des équipes d’une entreprise. Le bénéfice ? Finis les appels continuels pour connaître les disponibilités de chacun. Les managers ne pourront qu’en être ravis !

Gérez vos agendas pour gagner du temps au quotidien

Imaginez le gain de temps dans le cadre d’un chantier BTP par exemple. Le calendrier partagé permettra de gérer et coordonner de quelques clics seulement tous les corps de métier du bâtiment : maçons, couvreurs, menuisiers, électriciens, plombiers, chauffagistes, etc.

2/ Optimiser la productivité

Grâce à l’agenda partagé professionnel, un dirigeant gagnera du temps dans la gestion quotidienne des plannings. Un temps précieux, qu’il pourra mettre à profit dans la réalisation de tâches prioritaires, en lien direct avec l’activité de l’entreprise.

Prenons le cas d’un directeur commercial. Si son entreprise a mis en place un système de planning en ligne, il n’aura plus à s’occuper de la gestion du planning de sa flotte commerciale pour la planification des rendez-vous avec la clientèle. Il pourra alors consacrer plus de temps à la conquête de nouveaux prospects, à la fidélisation des clients, ou encore à la mise en place d’une nouvelle stratégie commerciale.

3/ Avoir une vision globale de l’activité

Un planning partagé d’entreprise permet d’avoir une vision globale sur l’ensemble de l’activité d’une entreprise. Un vrai « plus » lorsqu’on est dirigeant d’entreprise et qu’on souhaite connaître à l’avance les pics d’activité et les périodes creuses pour gérer au mieux son activité !

Par exemple, si vous êtes une entreprise évoluant dans le secteur de la formation professionnelle, avoir recours à un calendrier partagé vous permettra d’anticiper vos besoins RH en termes de formateurs, gérer les plannings des salles de formation ou encore organiser les différentes sessions d’enseignement.

4/ Améliorer la communication

Vous souhaitez fluidifier la communication entre les services de votre société ? Grâce au planning en ligne, vous pouvez donner accès en temps réel aux informations liées à l’activité des différents services à l’ensemble de vos salariés. En limitant le temps passé à chercher des renseignements, vous améliorez ainsi la productivité, mais aussi le partage d’éléments essentiels.

Améliorez la communication au sein de votre entreprise

Par exemple, une agence de consulting pourra facilement communiquer sur les échéances avec l’ensemble de ses consultants avant un comité de pilotage pour une mission chez un client.

5/ Limiter les erreurs

Un calendrier partagé en entreprise permet de limiter les dysfonctionnements organisationnels comme les doubles rendez-vous sur un même créneau horaire par exemple.

Une secrétaire médicale verra son travail de gestion des rendez-vous grandement facilité grâce au planning en ligne. Un outil plus qu’indispensable lorsqu’on travail dans un cabinet regroupant plusieurs praticiens.

6/ Réduire le flux d’emails

Qui n’a jamais eu l’impression d’être noyé dans une vague de mails ? Généralement, une grande partie de ces mails concernent des prises de rendez-vous. En utilisant un agenda en ligne, il est plus simple de repositionner des échéances, d’annuler des réunions et d’en informer ses contacts.

Si les métiers tertiaires ont parfaitement su intégrer l’email dans leur quotidien pour les prises de rendez-vous. Pour certains métiers exerçant sur le terrain, ce n’est pas chose facile. Imaginez le gain de temps pour le dirigeant d’une exploitation agricole qui pourra accéder à l’agenda partagé de son entreprise directement depuis son smartphone.

7/ Contrôler les accès

Comme la plupart des nouveaux outils de management, il est possible de choisir qui a accès à quoi dans un agenda ou un planning collaboratif en fonction de la position hiérarchique et des fonctions d’un collaborateur.

Les données d’un  planning en ligne au sein d’une entreprise industrielle ont un caractère confidentiel, encore plus lorsqu’il s’agit de la production. Les sécuriser en limitant leurs accès à un groupe de personne défini est primordial.

8/ Accompagner la mobilité

L’accessibilité des données contenues dans une application mobile telle qu’un agenda en ligne répond aux besoins de mobilité professionnelle du monde actuel de l’entreprise.

Entre deux affaires, un avocat pourra consulter son agenda en temps réel et connaître les mises à jour du planning des confrères avec lesquels il travaille.

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Vous l’aurez sans doute compris, quelle que soit la nature de votre activité, la mise en place d’un agenda et planning en ligne d’entreprise offre de très nombreux avantages.

Qu’il s’agisse d’un projet à gérer au sein d’une agence web, d’une association, d’un institut de beauté, d’un cabinet d’avocats et d’experts-comptables, il est devenu primordiale de pouvoir gérer en temps réel la planification des tâches et des rendez-vous pour gagner en réactivité et disposer d’un véritable avantage concurrentiel.

Autrement dit, il s’agit d’un investissement qui pourrait rapidement devenir une véritable source de valeur ajoutée pour les professionnels qui sauront l’intégrer à leur management quotidien.

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